Într-o firmă mică se păstrează facturile, contractele, extrasele bancare, actele constitutive, documentele contabile și cele de personal, fiecare pe perioade stabilite de lege sau de practică. Arhivarea ține de obligațiile firmei și se face pe criterii clare, nu din dorința de a arunca sau de a ține tot. Pașii de mai jos te ajută să construiești un sistem simplu, pe care să-l poți menține chiar dacă ești singurul angajat.
Pasul 1: stabilește ce documente are firma ta
Înainte să cumperi dosare și rafturi, fă un inventar. Notează tipurile de documente pe care le primești sau le emiți: acte de înființare, facturi, chitanțe, contracte cu clienți și furnizori, extrase de cont, declarații, documente de angajare dacă ai personal, corespondență oficială, autorizații. Unele firme au și documente specifice domeniului, cum ar fi avize sau certificate. Lista aceasta este baza arhivei.
Împarte apoi documentele în trei categorii: cele permanente, cele pe care trebuie să le păstrezi o perioadă determinată și cele de lucru, care pot fi eliminate după ce nu mai sunt necesare. Actele de înființare și modificările lor sunt de obicei permanente. Documentele contabile au perioade de păstrare stabilite prin reglementări, iar cele de lucru, cum ar fi ciornele, se pot elimina.
Pasul 2: află termenele de păstrare
Perioadele diferă în funcție de tipul documentului, iar unele se modifică în timp. Din acest motiv, nu te baza pe o cifră văzută pe un forum. Cere contabilului lista termenelor aplicabile firmei tale și notează-o în capul dosarului sau într-un registru de arhivă. Documentele de personal, de exemplu, urmează reguli proprii, cu perioade lungi de păstrare.
Detaliile despre ce se păstrează și cum se organizează o arhivă sunt dezvoltate în materialul despre administrarea firmei, care pornește de la obligațiile de bază și ajunge la rutinele de zi cu zi. Dacă ai dubii într-o situație concretă, mai bine întrebi specialistul decât să distrugi un document care ar putea fi cerut ulterior.
Pasul 3: alege suportul și locul
Poți păstra documentele pe hârtie, în format electronic sau în ambele forme. Unele acte, precum originalele contractelor sau cele cu valoare juridică specială, e bine să rămână pe hârtie. Pentru facturile primite pe e-mail, copiile digitale sunt practice, cu condiția să le salvezi organizat și să le poți reda când se cere.
- hârtia: dosare cu etichete, într-un dulap uscat, ferit de lumină și umezeală;
- digitalul: foldere pe ani și luni, cu denumiri unitare;
- copiile de siguranță: pe un al doilea suport, separat de calculatorul de lucru;
- accesul: limitat la persoanele care chiar au nevoie.
Pasul 4: construiește structura de dosare
O structură simplă funcționează cel mai bine. Pe primul nivel pui anul, pe al doilea categoria, iar în interior documentele în ordine cronologică. Etichetele se scriu lizibil, cu denumiri pe care le înțelege oricine din echipă. Pentru facturi, numerotarea secvențială ajută la identificarea rapidă a golurilor.
La sfârșitul fiecărei luni, mută documentele procesate din dosarul curent în arhiva anului. Faptul că faci acest transfer regulat previne acumularea de hârtii pe birou. Dacă folosești un contabil extern, stabilește cine păstrează originalele și cine copiile, ca să nu existe confuzie la un eventual control.
Pasul 5: fă o verificare periodică
O dată pe an, parcurge arhiva și verifică ce a ajuns la termenul de păstrare. Elimină ceea ce poți scoate legal, iar ceea ce distrugi, distruge sigur, cu un tocător sau printr-un serviciu specializat, mai ales dacă documentele conțin date personale. Notează într-un registru ce ai eliminat și când, ca să poți explica ulterior.
Tot acum verifică dacă copiile digitale se deschid, dacă suporturile funcționează și dacă ai acces la conturile unde sunt stocate. Un fișier pe care nu-l mai poți deschide nu mai ajută la nimic. Pentru mai multe materiale utile despre organizarea unei firme mici, vezi RevistaFirmelor.
Cum arăți arhiva unei firme care lucrează de acasă
Pentru un antreprenor singur, arhiva poate fi un raft cu șase-opt dosare și un folder digital bine denumit. Nu e nevoie de un sistem corporatist. Contează ca fiecare document să aibă un loc previzibil: factura primită intră în dosarul de cheltuieli al lunii, contractul semnat în dosarul de contracte, extrasul bancar în dosarul de bancă. Când sistemul este simplu, îl respecți și în perioadele aglomerate, ceea ce face diferența între o arhivă utilă și una abandonată.
Dacă primești documente pe hârtie de la parteneri, scanează-le în aceeași zi, apoi pune originalul în dosar. Dacă primești documente electronice, salvează-le direct în folderul potrivit, nu le lăsa în căsuța de e-mail. Un document care există doar într-un mesaj se pierde ușor, mai ales când schimbi telefonul sau adresa.
Greșeli care îți complică arhiva
Printre cele mai frecvente se numără păstrarea tuturor lucrurilor la un loc, fără criterii, distrugerea unor documente înainte de termen și lipsa unei persoane de rezervă care știe unde se află acestea. Mai apare și obiceiul de a păstra doar copii fotografiate cu telefonul, de calitate slabă, greu de citit. Scanează clar, verifică lizibilitatea și păstrează fișierele într-un format obișnuit, care se deschide ușor pe orice calculator.
Ce se întâmplă când firma încetează
Obligația de păstrare nu dispare automat odată cu închiderea activității. Documentele contabile și cele de personal trebuie să rămână disponibile pentru perioada prevăzută, iar răspunderea pentru ele este stabilită prin reglementările în vigoare. Dacă te gândești la o radiere, planifică din timp unde și cum vor fi păstrate actele și cine le va putea prezenta la nevoie.
Pe scurt, o arhivă bună nu cere efort mare, ci regularitate: un inventar, termene clare, un loc sigur și o verificare anuală. Cu aceste patru elemente, vei găsi orice document în câteva minute și vei evita surprizele cu care se confruntă firmele care lasă hârtiile să se adune.
